E-Mail-Verkehr mit dem Bezirksamt:

Schnell und unkompliziert war gestern

Obwohl Nachrichtendienste wie WhatsApp oder Signal immer beliebter werden, ist die E-Mail aus unserem Alltag nicht wegzudenken. Fast jeder verschickt oder empfängt täglich mehrere solcher elektronischen Briefe, weil das schnell und unkompliziert geht. Es sei denn, man möchte Kontakt zum Bezirksamt aufnehmen. Dann könnte es umständlich werden. 

Diese Erfahrung machen gerade immer mehr Menschen aus dem Bezirk. Sie senden beispielsweise an das Jugend-, Sozial- oder Gesundheitsamt eine Mail und bekommen zunächst einmal ein Schreiben­ nach Hause geschickt – ganz klassisch zugestellt vom Postboten. 

So unsicher wie mit Bleistift geschriebene Postkarten

Inzwischen ist es fast schon gängige Praxis, dass Bürger auf ihr gemailtes Anliegen per Post ein Passwort und ein Formular zur Einwilligung in den unverschlüsselten E-Mail-Verkehr erhalten. Erst wenn ihre „Erklärung zur gewünschten Korrespondenzart“ ausgefüllt ans Amt zurückgegangen ist, dürfen Nachrichten ausgetauscht und Dokumente passwortgeschützt übermittelt werden.

Doch warum wird uns die Kommunikation mit dem Amt neuerdings so schwer gemacht? „Die Hellersdorfer“ hat beim Leiter des Marzahn-Hellersdorfer Rechtsamts, Kay Döring, dem bezirklichen Datenschutzbeauftragten, Michael Kornmehl, und der Umsetzungsbeauftragten für die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), Kirsten Hohenberger, nachgefragt. Die Antwort ist einfach: Seit ihrem Inkrafttreten vor gut zwei Jahren verbietet die DSGVO den unverschlüsselten E-Mail-Verkehr zwischen Behörden und Bürgern, sobald dabei personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Telefonnummer oder auch die IP-Adresse ausgetauscht werden. 

Zu hoch ist das Risiko eines Identitätsdiebstahls und dass vertrauliche oder intime Informationen an Dritte gelangen. Was die meisten nicht wissen: „Eine E-Mail ist wie eine mit Bleistift geschriebene Postkarte. Wenn sie nicht geschützt ist, kann nicht nur jeder die Nachricht lesen, sondern auch verändern“, veranschaulicht Kirsten Hohenberger das Problem. Sie sagt aber auch, der Zustand, nicht mailen zu können, sei völlig unzeitgemäß und stehe im Widerspruch zu einer bürgernahen Verwaltung. Deswegen sei vom Rechtsamt auch kein generelles E-Mail-Verbot ausgesprochen worden. „Wir haben nach Wegen gesucht, wie wir als Behörde mit den Menschen weiterhin digital kommunizieren können“, erläutert Rechtsamtsleiter Kay Döring. Herausgekommen ist eine Dienstanweisung, die sichere Alternativen zur Schneckenpost aufzeigt. 

Bürgerportal wird nicht vor 2023 online gehen

Die smarteste Lösung, so Döring, wäre ein Bürgerportal, in das sich die Leute mit ihren Zugangsdaten einloggen. Ähnlich wie beim Online-Banking fände in diesem gesicherten Bereich dann auch die Kommunikation mit den Bezirksamtsmitarbeitern statt. Im Land Berlin wird aktuell an einer solchen Möglichkeit getüftelt. Vor 2023 ist mit der Einführung aber nicht zu rechnen. Das geht aus einer Antwort der Senatsverwaltung auf eine schriftliche Anfrage des SPD-Abgeordneten Sven Kohlmeier hervor. 

Was es hingegen schon eine ganze Weile gebe, merkt der Datenschutzbeauftragte Michael Kornmehl an, ist das sogenannte DE-Mail-Konto. Es wird zum Beispiel von der Telekom oder auch von 1&1 angeboten und ermöglicht sowohl verschlüsselten E-Mail-Verkehr als auch die sichere Übermittlung von Dokumenten wie Anträgen und Nachweisen. Das Problem ist nur: Kaum einer nutzt diesen Service, weil die Einrichtung eines DE-Mail-Accounts mit etwas zeitlichem Aufwand und Kosten verbunden ist. 

Wer kein Geld ausgeben will, sein Faxgerät zu Hause abgeschafft hat und auf E-Mails als Kommunikationsmittel nicht verzichten möchte, kommt also um ein bisschen bürokratischen Aufwand vorerst nicht herum. Mit einer Ausnahme: Gehen beim Bezirksamt ganz allgemeine E-Mails von Bürgern ein – etwa die Frage nach Öffnungszeiten oder Hinweise zu umgeknickten Bäumen – müssen die Mitarbeiter keinen Brief schreiben, sondern dürfen gleich digital antworten.